Een goede inspectiedocumentatie maakt het mogelijk om na langere tijd naar een specifieke plek terug te keren. Het moet laten zien wat er is bekeken, welke veranderingen zijn opgemerkt en welke werkzaamheden zijn uitgevoerd. Het hoeft geen uitgebreide beschrijvingen te bevatten; belangrijker zijn duidelijke foto's en de namen van de gebruikte materialen.
Bepaal de manier van het labelen van foto's
Begin met het overzicht van de hele open haard en ga vervolgens naar de details. Voor een beschadiging laat de schaal en locatie zien ten opzichte van een herkenbaar element. Eén foto van de rand zonder bredere kader laat later vaak niet bepalen aan welke kant van het apparaat het betreft.
Noteer het model, de datum en het bereik van de beschikbare inspecties. Maak onderscheid tussen eigen observatie en klantinformatie. Als een deel bedekt blijft, vermeld dit dan in de beschrijving in plaats van de staat ervan te presenteren als bevestigd op basis van het aangrenzende oppervlak.
Koppel het product aan de werkplek.
Bij een kleine reparatie in overeenstemming met Premium Fire Cement noteer het variant en het ondergrond. Bij zwart ovenkoord geef het formaat, de verloop en de gebruikte lijm aan. Dit stelt later in staat om het daadwerkelijke materiaal te reconstrueren, zonder te gokken op basis van de kleur van de resten.
Indien het oppervlak van Heat Resistant Plaster is vernieuwd, beschrijf dan ook de ondergrond en de voorbereiding van de laag. Alleen de naam van het pleisterwerk toont niet wat eronder zit. Bewaar een foto vóór de decoratie als een belangrijk detail wordt bedekt.
Sluit de beschrijving af met verdere bevindingen
Scheidt uitgevoerde werkzaamheden van nog benodigde handelingen. Houd rekening met de vereiste binding, droging, voorbereiding op temperatuur en verdere controle van het apparaat. De beschrijving van de inspectie mag geen onderzoeks- of acceptatieprotocol nadoen die daadwerkelijk niet zijn uitgevoerd.
Geef de klant een leesbaar verslag met datum en apparaatidentificatie. Bewaar foto's in de volgorde die overeenkomt met de beschrijving. Bij een volgend bezoek zal vergelijking van dezelfde punten laten zien wat is veranderd, en blijft de reparatiegeschiedenis begrijpelijk voor iemand die niet bij de eerdere werkzaamheden betrokken was.